Scan là gì? Giá trị pháp lý của bản scan như thế nào?

Scan là công việc thường ngày của dân văn phòng. Scan là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc lưu trữ tài liệu, hợp đồng,… Vậy thực chất scan là gì? Các bản quét có giá trị pháp lý không?

San là gì?

Scan là cách chuyển dữ liệu giấy, ảnh thành file dữ liệu mềm trong thiết bị lưu trữ. Phương pháp scan tài liệu được thực hiện trên một thiết bị chuyên dụng gọi là máy scan. Khi đưa các tài liệu giấy như công văn, hợp đồng, hồ sơ, sổ sách vào máy scan sẽ thực hiện quét hình ảnh quang học. Sau đó, dữ liệu quét được chuyển thành file mềm trên điện thoại hoặc máy tính.

Nếu như photocopy hay in ấn là cách để chuyển đổi các tập tin văn bản mềm thành tài liệu cứng thì scan lại hoàn toàn ngược lại. Vì vậy có thể dễ dàng hiểu quét là gì, thì đây là một phương pháp chuyển đổi tài liệu thành tệp dữ liệu lưu trữ. Thay vì lưu trữ tài liệu, việc lưu trữ các tệp được quét của họ sẽ đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng.

Scan là cách chuyển tài liệu cứng thành file mềm trên máy tính

So với việc chụp ảnh tài liệu thì scan bằng máy chuyên dụng sẽ đảm bảo chất lượng file lưu trữ giống như bản gốc. Độ sắc nét và chi tiết của hình ảnh thu được sẽ phụ thuộc rất nhiều vào ánh sáng, góc máy,… Vì vậy, scan vẫn là phương pháp, công cụ truyền tải dữ liệu đảm bảo giống bản gốc 100% và đơn giản hơn. .

4 công dụng của scan có thể bạn chưa biết

Máy quét có thể thực hiện quét và chuyển đổi tất cả các loại tài liệu giấy từ bản vẽ, hồ sơ, hợp đồng đến sách giáo khoa, tạp chí và sách,… Phương pháp quét cho phép sao chụp văn bản chính xác, chi tiết, sắc nét. bản cứng sang file mềm. Vì vậy, phương pháp scan đã và đang là công cụ hỗ trợ đắc lực cho dân văn phòng.

Lưu trữ dữ liệu đơn giản

Thay vì phải in hoặc sao chép dữ liệu ở dạng giấy, quét giúp việc lưu trữ trở nên đơn giản hơn. Bạn sẽ không cần mất thời gian sao chép, phân loại, lưu trữ và bảo quản. Lưu trữ tài liệu chỉ là quét tài liệu gốc.

Xem thêm bài viết hay:  Chủ Nghĩa Duy Vật Biện Chứng Là Gì, Chủ Nghĩa Duy Vật Biện Chứng

Bảo mật dữ liệu an toàn

Sao chép là cách lưu trữ tài liệu truyền thống. Tuy nhiên, lưu trữ truyền thống có nhiều nhược điểm. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ nhiều năm theo phương thức truyền thống rất dễ bị mất mát, hư hỏng. Do đó, lưu trữ tài liệu theo cách scan giúp lưu trữ tài liệu an toàn, tránh bị hư hỏng do các yếu tố bên ngoài (mối mọt, ẩm mốc,…).

Dữ liệu sau khi quét được bảo mật hơn

Dữ liệu sau khi quét được bảo mật hơn

Ngoài ra, phương pháp này cũng đảm bảo rằng tài liệu được bảo mật. Các tài liệu sau khi được chuyển sang định dạng file (chủ yếu là PDF) và lưu trên máy tính. Bạn có thể giữ các tệp này an toàn, chỉ những người được chủ sở hữu ủy quyền mới có thể đọc và sao chép các tài liệu này.

Cùng với đó, bạn cũng có thể lưu trữ tài liệu này trên các ứng dụng lưu trữ (điện toán đám mây, Google Drive,…). Điều này sẽ giúp bạn khôi phục dữ liệu một cách đơn giản và nhanh chóng trong trường hợp mất tài liệu do thiết bị lưu trữ gặp sự cố.

tiết kiệm không gian

Số lượng công văn, hồ sơ, hợp đồng,… trong mỗi doanh nghiệp không phải là con số nhỏ. Không chỉ vậy, số lượng bài viết cũng không ngừng tăng lên. Các doanh nghiệp sẽ cần không gian rất lớn để có thể lưu trữ tất cả các tài liệu.

Với một máy quét nhỏ, bạn có thể chuyển đổi toàn bộ chồng tài liệu lộn xộn thành các tệp dữ liệu. Các tài liệu được quét có thể được lưu trữ chỉ trong một máy tính hoặc một thiết bị lưu trữ nhỏ gọn. Hiện nay, để tối ưu hóa việc sử dụng, nhiều máy in và máy photocopy được tích hợp chức năng scan trong cùng một thiết bị.

Do đó, quét là một cách tiết kiệm không gian cho doanh nghiệp. Văn phòng sẽ không còn chật chội với vô số tủ hồ sơ.

Đơn giản hóa tìm kiếm dữ liệu

Dữ liệu quét được lưu trữ trên máy tính sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn. Trên thực tế, các kho lưu trữ truyền thống vẫn có thể phân loại tài liệu. Tuy nhiên, phương pháp tìm kiếm thủ công vẫn sẽ luôn tốn nhiều thời gian và công sức hơn.

Xem thêm bài viết hay:  Giám hộ đương nhiên là gì? Có được từ chối làm không?

Lưu trữ tài liệu bằng scan giúp việc tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản hơn

Lưu trữ tài liệu bằng scan giúp việc tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản hơn

Trong khi đó, dữ liệu ở dạng tệp có thể được tìm kiếm thông qua các công cụ lọc, công cụ tìm kiếm trên máy tính. Không chỉ vậy, các tập tin được phân loại và lưu trữ theo nhóm một cách khoa học và hợp lý. Nhờ đó, việc phân loại và tìm kiếm hiệu quả và đơn giản hơn.

Giá trị pháp lý của các tài liệu được quét là gì?

Ngoài sự hiểu biết Quét là gì?, bạn cũng cần tìm hiểu thêm về giá trị pháp lý của bản quét của mình. Nguyên tắc quét là sử dụng thiết bị tích điện kép để chuyển đổi cường độ ánh sáng phản xạ từ văn bản cứng thành thông tin kỹ thuật số. Sau đó, chúng sẽ được lưu trữ dưới dạng tệp trên thiết bị máy tính.

Photocopy tạo ra văn bản cứng giống hệt bản gốc. File scan chỉ được sử dụng với mục đích số hóa tài liệu, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Do đó, các tài liệu được quét là không hợp pháp.

Giấy tờ scan không công chứng

Theo quy định tại Điều 63 Luật Công chứng 2014, các cơ quan giải quyết thủ tục công chứng chỉ thực hiện công chứng những văn bản đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Hồ sơ công chứng phải có đủ giấy tờ gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; bản chính văn bản công chứng, bản sao văn bản công chứng; giấy xác minh, giám định; các giấy tờ liên quan khác.

  • Văn bản công chứng phải được đánh số thứ tự thời gian phù hợp với thời gian ghi trong sổ công chứng.

    Giấy tờ scan không công chứng

Giấy tờ scan không công chứng

Như vậy, bản sao công chứng phải là bản cứng được sao chụp dưới hình thức photocopy từ văn bản gốc. Như vậy, theo quy định của pháp luật thì bản scan không đủ điều kiện để được công chứng và không phải là bản sao hợp pháp.

Văn bản được quét không được thay thế cho văn bản chính

Theo luật, không phải mọi bản sao đều có thể được sử dụng để thay thế tài liệu gốc. Các loại bản sao được công nhận có thể được sử dụng thay cho bản gốc bao gồm:

  • Loại bản sao được cấp từ sổ gốc: Bản sao được cấp từ sổ gốc có nội dung giống hệt và đầy đủ như bản gốc. Việc cấp bản sao từ sổ gốc phải do cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc cấp. Các bản sao cấp từ sổ gốc phải căn cứ vào sổ gốc để cấp.

  • Loại bản sao được chứng thực từ bản chính: Việc chứng thực bản sao từ bản chính phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực và chứng thực. Các cơ quan có quyền chứng thực bản sao từ bản chính sẽ là: Cơ quan công chứng, Phòng tư pháp cấp xã/phường, cấp huyện/quân đội,… Việc chứng thực bản sao phải căn cứ vào bản chính.

Xem thêm bài viết hay:  Tạm hoãn hợp đồng lao động là gì? Khi nào tạm hoãn hợp đồng

Bản scan được coi là bản sao của tài liệu, giấy tờ gốc. Tuy nhiên, bản scan không được đưa vào các bản sao hợp pháp để thay thế bản gốc. Vì vậy, mọi văn bản, hợp đồng được scan đều không hợp pháp và có thể được sử dụng để thay thế bản gốc trong mọi trường hợp. Trong quá trình giải quyết nếu xảy ra tranh chấp, bạn sẽ không thể sử dụng bản scan hợp đồng.

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc một số thông tin về Quét là gì? và giá trị của lần quét. Các bản quét chỉ hiệu quả đối với việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ. Các tài liệu được quét là không hợp pháp. Do đó, bạn nên cẩn thận trong việc sử dụng các tài liệu được quét này.

Bạn thấy bài viết Scan là gì? Giá trị pháp lý của bản scan như thế nào? có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Scan là gì? Giá trị pháp lý của bản scan như thế nào? bên dưới để Trường Cao đẳng Nghề Khách sạn Du lịch Quốc tế IMPERIAL có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: imperialhotelschool.edu.vn của Trường Cao đẳng Nghề Khách sạn Du lịch Quốc tế IMPERIAL

Nhớ để nguồn: Scan là gì? Giá trị pháp lý của bản scan như thế nào? của website imperialhotelschool.edu.vn

Chuyên mục: Là gì?

Viết một bình luận